Powerproject

Powerproject TimeSheet

Effectuer les tâches à temps, rendre compte des progrès et enregistrer les dépenses de n'importe où et n'importe quand

Les Enjeux

  • Les membres de l’équipe semblent travailler à 100% de leur capacité – mais leur progression réelle sur les tâches du projet est inférieure à 100% en raison de travaux non liés au projet, qui ne sont pas comptabilisés.
  • Les rapports de temps manuels ou basés sur des formulaires créent une charge administrative avec des frais généraux qui dépassent de loin tout bénéfice.
  • La réduction des coûts administratifs et la diminution des coûts opérationnels, ne serait-ce que d’un euro, ont un impact bien plus important sur le résultat net que l’augmentation des recettes d’un euro.
  • Les organisations payantes doivent saisir rapidement le temps facturable afin d’accélérer le cycle de la facturation au paiement.

Les Solutions

Powerproject TimeSheet est une solution logicielle flexible de gestion du temps et des dépenses basée sur le web et orientée sur les projets, qui s’intègre à Powerproject.

Powerproject TimeSheet fournit aux membres de l’équipe les informations dont ils ont besoin pour accomplir les tâches dans les délais, rendre compte de l’avancement et enregistrer les dépenses.

Une fois que les feuilles de temps et les dépenses sont approuvées par les responsables, le plan principal du projet dans Powerproject est automatiquement mis à jour.

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Les membres de l’équipe remplissent les feuilles de temps en ligne avant de les soumettre à leur responsable pour approbation

Principaux avantages

  • Mettez à jour les feuilles de temps n’importe où et n’importe quand : Étendre les rapports de temps à tous les membres de l’équipe de projet, quel que soit le lieu. Powerproject TimeSheet permet aux membres de l’équipe de bureau et aux utilisateurs distants d’accéder, de modifier et de mettre à jour leurs feuilles de temps depuis le bureau ou n’importe où dans le monde.
  • Augmentez votre productivité : Éliminez les procédures de déclaration de temps sur papier pour permettre aux salariés et autres professionnels de consacrer plus de temps aux travaux liés aux projets et générateurs de revenus.
  • Meilleure gestion du temps : Identifier le temps que les employés consacrent au travail lié à des projets (y compris les heures supplémentaires), au travail non lié à des projets (par exemple, l’administration, les réunions) et aux activités non liées au travail (par exemple, les vacances).
  • Amélioration de la collaboration : La feuille de temps est dynamiquement liée en temps réel à Powerproject. Tous les membres de l’équipe qui utilisent la feuille de temps Powerproject ont une vue actualisée des données relatives aux tâches et des hyperliens vers les documents afin de mener à bien leurs tâches.
  • Amélioration de la visibilité : La responsabilité de l’enregistrement des progrès réalisés par rapport aux tâches est déléguée aux personnes qui effectuent effectivement le travail. Les employés sont directement responsables de l’établissement des rapports d’avancement, ce qui permet d’accélérer la prise de décision et d’améliorer la réactivité de l’organisation face au changement.
  • Un contrôle financier plus strict : Les progrès étant enregistrés au point d’activité, des techniques financières telles que l’Activity Based Costing (ABC) deviennent possibles. L’ABC permet de suivre le travail au niveau des tâches et de s’assurer que toutes les informations nécessaires sur chaque tâche sont saisies. Cela est essentiel pour les organisations basées sur les services pour facturer le temps avec précision.
  • Approbation centrée sur le projet : En plus des gestionnaires de ressources, les gestionnaires de projets peuvent examiner les affectations individuelles qui se rapportent à leurs projets. Le temps déclaré est réparti par projet, ce qui leur permet de rejeter, d’approuver et d’appliquer les rapports de temps individuellement ou par lot.

Gestion du Temps

Les gestionnaires de ressources assignent des individus à des tâches via Powerproject.

Les détails des tâches apparaissent dans Powerproject TimeSheet, avec les documents connexes (par exemple, les spécifications et les instructions de tâches) accessibles par des hyperliens.

– Les utilisateurs peuvent trier les tâches selon divers critères et les filtrer par date, ce qui les aide à gérer leur temps plus efficacement.

– Les utilisateurs peuvent créer de nouvelles tâches, enregistrer les travaux non planifiés, les heures supplémentaires, les nouveaux travaux non liés au projet, l’avancement et estimer la date d’achèvement d’une tâche ou d’une affectation. Les membres de l’équipe peuvent remplir des feuilles de temps quotidiennement et les soumettre à la fin de chaque semaine.

– Les congés peuvent être enregistrés et approuvés à l’aide de Powerproject TimeSheet

– Les utilisateurs de Powerproject TimeSheet peuvent modifier leurs propres informations, telles que les compétences et les qualifications, pour s’assurer que les dossiers de projet sont à jour.

– Les gestionnaires approuvent, modifient ou rejettent les soumissions de feuilles de temps en utilisant la même interface Powerproject TimeSheet. Les feuilles de temps rejetées sont renvoyées aux personnes concernées pour qu’elles les soumettent à nouveau.

– Une fois les feuilles de temps approuvées, elles peuvent être appliquées au plan principal conservé dans Powerproject pour mettre automatiquement à jour les projets, fournissant ainsi une vue actualisée de l’avancement dans toute l’organisation.

Powerproject TimeSheet est configurée de manière sécurisée afin que les membres de l’équipe ne voient que les informations relatives aux tâches auxquelles ils ont été affectés.

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Le formulaire utilisé par les gestionnaires pour approuver les feuilles de temps

Gestion des dépenses

  • Les notes de frais sont inscrites dans la section des dépenses de Powerproject TimeSheet.
  • – Toutes les dépenses peuvent être enregistrées dans Powerproject TimeSheet – qu’elles soient liées ou non au projet.
  • Une fois soumises, les notes de frais ne peuvent plus être modifiées par le demandeur.
  • La demande peut ensuite être approuvée, rejetée ou modifiée par le supérieur hiérarchique.
  • Une fois approuvée, la note de frais est ensuite distribuée au département financier pour approbation ou rejet.
  • En cas de rejet, la demande est signalée au demandeur.
  • Si elle est approuvée, les dépenses sont alors enregistrées par rapport à la tâche concernée dans le projet concerné dans Powerproject TimeSheet.

Powerproject TimeSheet peut être intégré à votre système de facturation afin que les factures soient automatiquement générées.

Toutes les fonctionnalités peuvent être sélectionnées ou désactivées selon les besoins lors de la configuration

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Un formulaire de dépenses complété.